5.4. Regelung des Übermittlungsverfahrens durch die FMV 2015

5.5. Registrierung der Verwaltungsgesellschaften

Nach der Bestimmung des § 2 Abs. 1 FMV 2015 haben sich Verwaltungsgesellschaften vor der erstmaligen Übermittlung von Daten jeglicher Art (nach den Bestimmungen der FMV 2015) bei der Meldestelle gemäß § 12 KMG schriftlich zu registrieren. Als Verwaltungsgesellschaften werden in § 1 Abs. 3 Z 4 FMV 2015 Kapitalanlagegesellschaften, AIFM im Sinne des Alternative Investmentfonds Manager-Gesetzes - AIFMG, BGBl. I Nr. 135/2013, und sonstige Rechtsträger, die Vermögen im Sinne von § 188 InvFG 2011 oder § 42 ImmoInvFG unmittelbar verwalten, definiert.

Die Registrierung hat zumindest zwei Wochen vor der erstmaligen Übermittlung von Daten jeglicher Art schriftlich stattzufinden, wobei die in der Anlage 1 der FMV 2015 angeführten Stammdaten vollständig anzugeben sind. Die Meldestelle gemäß § 12 KMG kann die Registrierung mit einer Vereinbarung über notwendige Details und allfällige Kosten verbinden. Erfolgt keine fristgerechte Registrierung, ist eine Übermittlung von Daten jeglicher Art nicht zulässig.

Die Stammdaten der Verwaltungsgesellschaft selbst (Anlage 1 FMV 2015) sind laufend aktuell zu halten und eingetretene Änderungen sind unverzüglich der Meldestelle gemäß § 12 KMG bekannt zu geben.

5.6. Registrierung der Fonds

Neben der erstmaligen Registrierung der Verwaltungsgesellschaften ist zudem eine erstmalige Registrierung jener Fonds erforderlich, für die erstmalig Daten übermittelt werden sollen. Die Registrierung hat ebenfalls zumindest zwei Wochen vor der erstmaligen Übermittlung von Daten stattzufinden, wobei die in der Anlage 2 der FMV 2015 angeführten Stammdaten der Fonds vollständig anzugeben sind. Erfolgt keine fristgerechte Registrierung, kann eine Meldung steuerlicher Daten nicht erfolgen. Die Stammdaten der Fonds sind in der Folge laufend aktuell zu halten und eingetretene Änderungen sind unverzüglich der Meldestelle gemäß § 12 KMG bekannt zu geben.

5.7. Struktur der Meldung und Art der Übermittlung

In § 3 Abs. 1 FMV 2015 ist vorgesehen, dass die (durch einen "zugelassenen" steuerlichen Vertreter gemäß § 186 Abs. 2 Z 2 lit. b InvFG 2011 und § 40 Abs. 2 Z 1 lit. b ImmoInvFG vorzunehmende) Übermittlung der steuerrelevanten Daten im Zusammenhang mit

• einer Ausschüttung (Ausschüttungsmeldung; § 1 Abs. 3 Z 5 FMV 2015) oder mit
• ausschüttungsgleichen Erträgen (Jahresmeldung; § 1 Abs. 3 Z 6 FMV 2015)

ausschließlich im automationsunterstützten Wege und in strukturierter Form an die Meldestelle gemäß § 12 KMG zu erfolgen hat. Die (technische) Art der automationsunterstützten Übermittlung und die Spezifikationen (Form, Struktur und Inhalt) der übermittelten Daten haben der in den Anlagen 3, 3a und 3b der FMV 2015 enthaltenen Beschreibung zu entsprechen. Die darin vorgesehenen Fileformate, Plausibilitätskriterien uÄ müssen dabei eingehalten werden. Auf anderem Wege oder unter Verwendung eines anderen Übertragungssystems vorgenommene sowie unvollständige Übermittlungen oder Meldungen unter Nichteinhaltung des in der Anlage 3 FMV 2015 beschriebenen Ablaufes stellen keine Meldungen im Sinne des § 186 Abs. 2 Z 2 lit. a InvFG 2011 und § 40 Abs. 2 Z 1 lit. a ImmoInvFG dar, sind von der Meldestelle gemäß § 12 KMG nicht entgegenzunehmen und entfalten keinerlei Rechtswirkung.

5.8. Verfahren für die Vornahme regulärer Meldungen

Z 3 der Anlage 3 der FMV 2015 sieht einen mehrstufigen Ablauf des Meldeprozesses vor. Langt eine Meldung ein, erhält sie zunächst den Status "NEW". Die Meldestelle gemäß § 12 KMG hat sodann zu prüfen, ob alle erforderlichen Felder gemäß der FMV 2015 befüllt sind. Diese Prüfungspflicht erstreckt sich jedoch nicht auf inhaltliche, sondern lediglich auf die formale Richtigkeit. Die inhaltliche Richtigkeit liegt weiter in der Verantwortung des steuerlichen Vertreters, wobei sich diese nur auf die gemeldeten Daten und nicht auf die Art der Berechnung bezieht.

Treten jedoch bei der formalen Prüfung Fehler auf, hat bereits die Meldestelle gemäß § 12 KMG eine Fehlermeldung mit dem Status "ERROR" an den steuerlichen Vertreter zurückzuschicken und die Steuerdatenmeldung muss zur Gänze neu übermittelt werden.

Ist die Steuerdatenmeldung formal in Ordnung, errechnet die Meldestelle gemäß § 12 KMG die daraus abgeleiteten Daten und retourniert diese mit dem Status "OPEN" zur Bestätigung an den steuerlichen Vertreter. Dieser hat die Meldung zur Freigabe an die Meldestelle gemäß § 12 KMG mit dem Status "CONFIRMED" zurückzuschicken. Die damit verbundene Bestätigung des steuerlichen Vertreters bezieht sich wieder nur auf die gemeldeten Daten. Nach Einlangen dieser Bestätigung hat die Meldestelle gemäß § 12 KMG die Daten mit dem Status "FINAL" dem steuerlichen Vertreter zurückzuschicken. Erst mit dieser Übermittlung des Status "FINAL" gilt die Meldung rechtlich als eingebracht.

5.9. Frist für die Vornahme regulärer Meldungen

Nach § 3 Abs. 2 Z 1 der FMV 2015 ist die Ausschüttungsmeldung spätestens am letzten Handelstag vor dem Ausschüttungstag vorzunehmen.

Nach § 3 Abs. 2 Z 2 der FMV 2015 ist die Jahresmeldung - sowohl für inländische als auch für ausländische Fonds - spätestens sieben Monate nach Ende des Geschäftsjahres des Fonds vorzunehmen. Bei Verpflichtung zur Vornahme einer KESt-Auszahlung nach § 58 Abs. 2 InvFG 2011 ist die Jahresmeldung spätestens am letzten Handelstag vor dem Auszahlungstag vorzunehmen.

Werden Fonds abgewickelt (liquidiert), ist die letzte Jahresmeldung weiterhin innerhalb der dafür vorgesehenen Frist von sieben Monaten ab Zeitpunkt der Abwicklung vorzunehmen. Zur genauen Vorgangsweise bei der Abwicklung siehe im Detail Rz 534 ff.