Aufbewahrung und Übergabe von Verschlussakten

§ 6

(1) Verschlussakten sind samt dem Anordnungsbogen (§ 3 Abs. 2) in einem eigens dafür vorgesehenen gesicherten Aktenschrank versperrt aufzubewahren. Der Schlüssel ist vom Leiter der Geschäftsabteilung oder seinem Vertreter versperrt zu verwahren und darf außerhalb der Dienststunden nur dem (im Journaldienst) zuständigen Staatsanwalt zugänglich gemacht werden. Verschlussakten oder Verschlussaktenteile dürfen nur bei dringender dienstlicher Notwendigkeit im Zimmer des jeweiligen Sachbearbeiters verbleiben oder unter dessen Verantwortung aus den Diensträumen verbracht werden, wobei auf eine nach den Umständen möglichst sichere Verwahrung zu achten ist. Die Namen jener Bediensteten, die Verschlussakten oder Verschlussaktenteile aus den Diensträumen verbringen, sind unter Angabe des Datums der Verbringung im Anordnungsbogen zu vermerken.

(2) Bei Verlust von Schlüsseln sind die Sicherungsmittel auszutauschen. Dies gilt auch, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Sicherungsmittel keinen Schutz mehr bieten.

(3) Verschlussakten sind über die Geschäftsabteilung oder persönlich vom jeweiligen Sachbearbeiter weiterzugeben. Sie sind nur gegen Empfangsbestätigung und nur an Personen auszufolgen, die ihre Berechtigung zur Übernahme des Aktes nachweisen können. Der Empfang des Verschlussaktes ist vom anfordernden Bediensteten auf dem Anordnungsbogen durch eigenhändige Unterschrift samt Angabe von Datum und Zeit zu bestätigen.