Anordnende Organe mit Zahlstellen

§ 36

(1) Der 3. Teil dieser Verordnung über die Anordnungen im Gebarungsvollzug ist für haushaltsführende Stellen, soweit sie sich für die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs einer Zahlstelle bedienen, nur nach Maßgabe der Abs. 2 bis 5 anzuwenden.

(2) Die in Abs. 1 genannten Organe der Haushaltsführung haben Anordnungen ausschließlich schriftlich auf Papier zu erteilen, wobei diese Anordnungen in vereinfachter Form erfolgen können, indem die für die Durchführung der Zahlung und Verrechnung erforderlichen Angaben unmittelbar auf dem zu Grunde liegenden Beleg oder auf einem mit dem Beleg dauerhaft verbundenen Dokument angebracht werden können. Hilfsweise können auch Formvordrucke und Stampiglienaufdrucke verwendet werden (zB „sachlich und rechnerisch richtig“, „Anordnung zur ...“).

(3) Anordnungen an Zahlstellen müssen erteilt werden, wenn Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind.

(4) Die Anordnungen an Zahlstellen haben zumindest folgende Angaben zu enthalten:

1. 1. Bezeichnung der haushaltsführenden Stelle,
2. 2. Datum der Anordnung,
3. 3. zuständige Stelle für die Einzahlungs- oder Auszahlungsgebarung,
4. 4. Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte,
5. 5. Betrag der Ein- oder Auszahlung,
6. 6. Konten, auf denen die Verrechnung vorzunehmen ist,
7. 7. Zahlungsgrund und
8. 8. Datum der Anordnung mit Unterschrift der Anordnungsbefugten oder des Anordnungsbefugten.

(5) Mehrere gleichartige Barzahlungen, die insgesamt einen Auszahlungsrahmen von 100 Euro monatlich nicht übersteigen, können von den in Abs. 1 genannten Organen in einer Anordnung gemeinsam (Sammelanordnung) angeordnet werden. Die Gültigkeitsdauer des erteilten Auszahlungsrahmens darf einen Monat nicht übersteigen. In der Sammelanordnung müssen sämtliche Angaben, die für die Durchführung der Zahlungen und deren Verrechnung erforderlich sind, enthalten sein. Die vollzogenen Auszahlungen sind vom ausführenden Organ einzeln in den Vollzugsvermerken festzuhalten, sodass sich daraus und aus den sonst zu Grunde liegenden Belegen die notwendigen Angaben für die Verrechnung ergeben. Nach Vollziehung der Anordnung bzw. nach dem jeweiligen Anordnungszeitraum ist diese mit den zugehörigen Belegen der Anordnungsbefugten oder dem Anordnungsbefugten nachträglich zur Kenntnis zu bringen und von dieser oder diesen mit Datum und Unterschrift oder – bei Vorliegen der technisch-organisatorischen Voraussetzungen – elektronisch zu bestätigen (Freigabe).

(6) Barzahlungen mit gleichartigen Zahlungsansprüchen können zu einem Sammelauftrag zusammengefasst werden, wenn dies zweckmäßig ist und der Arbeitserleichterung dient. Im Sammelauftrag sind die Gesamtsumme der Barzahlungen und die Anzahl der Einzelaufträge anzugeben.