Da sich die Zulässigkeit des Inhalts von Personalakten primär nach den Grundsätzen des DSG 2000 und des ArbVG richtet, geht der Autor zuerst auf diese gesetzlichen Grundlagen und die gesetzlich geregelte Aufbewahrungsdauer für diverse Unterlagen ein, die sich etwa aus dem Steuer- oder SV-Recht (BAO, ASVG) ergibt. Ein Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung von personenbezogenen Arbeitnehmerdaten wird laut Grünanger immer dann bestehen, wenn Ansprüche noch nicht verjährt sind, idR bis spätestens 3 Jahre nach dem DV-Ende. Ein spezifisches Recht auf Löschung/Vernichtung sämtlicher zu einem Arbeitnehmer abgelegter/abgespeicherter Daten bestehe jedenfalls nicht. Verlange der Arbeitnehmer die Löschung, so sei vom Arbeitgeber zu prüfen, welche Daten für ihn nicht mehr erforderlich sind. Der Arbeitnehmer könne grundsätzlich eine Information darüber verlangen, welche Daten über ihn gespeichert sind. Bestreitet er die Richtigkeit bestimmter verwendeter Daten, so ist auf sein Verlangen ein Vermerk über die Bestreitung beizufügen (zB bei Verwarnungen). Sämtliche Daten zu Beurteilung und Leistung des Arbeitnehmers dürfen nach Ansicht Grünangers nicht mehr aufbewahrt werden, wenn der betreffende Arbeitnehmer nicht mehr gegen eine Entlassung oder personenbezogene Kündigung vorgehen kann.
