Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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3.1.2. Unterlagen für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten

Die meldepflichtigen Rechtsträger haben gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG erforderlich sind, bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufzubewahren. Dies beinhaltet alle Nachweise über die Eigentums- und Kontrollverhältnisse der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer des meldepflichtigen Rechtsträgers sowie alle Dokumente zur Überprüfung der Identität der wirtschaftlichen Eigentümer.

Meldepflichtige Rechtsträger haben im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten "angemessene Maßnahmen" zur Überprüfung der Identität ihres wirtschaftlichen Eigentümers zu ergreifen. Dies schließt auch angemessene Maßnahmen mit ein, um seine Eigentums- und Kontrollstruktur zu verstehen. Damit ist gemeint, dass in Fällen eines indirekten wirtschaftlichen Eigentums der meldepflichtige Rechtsträger auch verstehen muss, woraus sich die Stellung seines indirekten wirtschaftlichen Eigentümers ableitet. Dabei stellt die Kenntnis über die Zwischenglieder der Kette zwischen meldepflichtigem Rechtsträger und wirtschaftlichem Eigentümer ein notwendiges Element dar.

Für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten müssen vom Rechtsträger entsprechende landesübliche Nachweise zum wirtschaftlichen Eigentümer bzw. zu den Eigentums- und Kontrollverhältnissen eingeholt werden. Erkenntnisquellen stellen insbesondere öffentlich zugängliche Registerauszüge und nicht öffentliche Urkunden (Gesellschaftsverträge oder ähnliche Verträge zur Gründung einer juristischen Person) dar. Da grundlegende Informationen bei einem obersten Rechtsträger auch an das Register zu melden sind, sollten die landesüblichen Nachweise entsprechend auch zumindest folgende Informationen enthalten:

• Name des Rechtsträgers
• Rechtsform
• Stammregister und Stammzahl (sofern vorhanden)
• Sitzadresse des Rechtsträgers (Straßenname, Hausnummer, Ortschaft, Postleitzahl und Staatscode)

Sollten in den entsprechenden Registerauszügen die Eigentümer des Rechtsträgers nicht ersichtlich sein oder sind solche Registerauszüge bzw. nicht öffentlichen Urkunden aufgrund Landesüblichkeit nicht vorhanden, so sind weitere landesübliche Nachweise zum wirtschaftlichen Eigentümer bzw. zu den Eigentums- und Kontrollverhältnissen heranzuziehen. Solche sonstigen Unterlagen und Informationen können herangezogen werden, wenn diese aus zuverlässigen und objektiven Informationsquellen stammen (zB Jahresabschlüsse, Abfragen aus Datenbanken oder eigene [Internet-] Recherchen). Je nach Gesellschaftsform und Registrierungsland des Rechtsträgers können daher die erforderlichen Nachweise in ihrer Form voneinander abweichen.

Ist es dem meldepflichtigen Rechtsträger nicht möglich, Kopien der notwendigen Unterlagen einzuholen, kann durch Einsichtnahme in die entsprechenden Unterlagen und die Anfertigung eines vollständigen Aktenvermerkes das Auslangen gefunden werden. Ein vollständiger Aktenvermerk hat dabei jedenfalls das Datum und den Ort der Einsichtnahme, die Unterschrift und die Identität der die Einsicht vornehmenden Person, die genaue Bezeichnung des eingesehenen Dokumentes und von wem das Dokument in welcher Funktion errichtet bzw. ausgestellt und unterzeichnet wurde sowie den genauen Inhalt des Dokumentes (insb. die Nennung der wirtschaftlichen Eigentümer sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Eigentums) zu enthalten.

Ganz grundsätzlich hat der meldepflichtige Rechtsträger zu prüfen, ob er anhand der ihm überlieferten Unterlagen sicher ist zu wissen, wer sein wirtschaftlicher Eigentümer ist und gegebenenfalls weitere Maßnahmen zur Feststellung und Überprüfung zu setzen.

Die für die Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer herangezogenen Unterlagen dienen gleichzeitig auch der Überprüfung im Rahmen der Sorgfaltspflichten des Rechtsträgers. Der Rechtsträger ist verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern zu setzen. Welche Maßnahmen als angemessen erscheinen ist von dem konkreten Fall abhängig.

Im Regelfall angemessen und somit erforderlich sind folgende Maßnahmen:

• Einsicht in und Kopien von Firmenbüchern oder vergleichbaren Registern und Gesellschaftsverträgen
• Einsicht in und Kopien von Stiftungsurkunden und Stiftungszusatzurkunden bzw. in Trusturkunden
• Einholung von Reisepasskopien oder Kopien von anderen amtlichen Lichtbildausweisen ausländischer Staatsbürger
• Einholung von Auskünften über bestehende Kontrollverhältnisse bei relevanten rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümern, Einsicht in relevante Verträge (Syndikatsverträge, Treuhandschaftsverträge uä.) und Anfertigung von Kopien oder Aktenvermerken

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