Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

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3. Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO)

Registrierkassenpflicht ist die Verpflichtung, alle Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse (elektronischem Aufzeichnungssystem) einzeln zu erfassen.

Entscheidend ist der Zeitpunkt der Barzahlung und nicht, wann die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Daher ist beispielsweise eine Anzahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung oder eine nachträgliche Barzahlung elektronisch zu erfassen.

Soweit Betriebseinnahmen keine Barumsätze darstellen (zB Verkauf von Wertgutscheinen, Zahlung mittels Telebanking oder Erlagschein, Einziehungsaufträge), besteht keine Verpflichtung zur Erfassung dieser Einnahmen mittels Registrierkasse.

3.1. Begriff der Registrierkasse

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung bzw. Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen.

Jede Registrierkasse hat über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) zu verfügen. Sie kann mit einer oder mehreren Eingabestationen verbunden sein und muss ab 01.Jänner 2017 auf eine Signaturerstellungseinheit, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt, zugreifen sowie die Erstellung von Belegen gemäß § 132a BAO auslösen können.

3.1.1. Nutzung einer Registrierkasse durch mehrere Unternehmer

Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse verwenden, wenn nachvollziehbar und klar erkennbar ist, welche Umsätze zu welchem Unternehmer gehören (§ 5 Abs. 6 RKSV). Das bedeutet, dass die Registrierkasse für jeden Unternehmer, der diese verwendet, ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll führen muss bzw. für jeden Unternehmer ab 2017 eine gesonderte Sicherung der Unternehmensumsätze durch eine dem jeweiligen Unternehmer zugeordnete Signaturerstellungseinheit gewährleistet ist.

3.1.2. Trainingsbuchungen (§ 7 Abs. 2 RKSV)

Trainingsbuchungen müssen ab der Inbetriebnahme der Registrierkasse in das Datenerfassungsprotokoll signiert aufgenommen und als solche gekennzeichnet werden.

3.1.3. Sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem

Darunter können serverbasierte Aufzeichnungssysteme verstanden werden, bei denen die Erfassung des Barumsatzes und die Ausfertigung des Zahlungsbelegs in Form einer Eingabestation getrennt von der Erstellung der Signatur und der Aktualisierung des Datenerfassungsprotokolls auf einem Server durchgeführt werden. Als Prinzip gilt, dass das elektronische Aufzeichnungssystem die Erstellung der Signatur, die Aktualisierung des Datenerfassungsprotokolls und die Belegerstellung nach der Erfassung eines Barumsatzes vor der Erfassung des nächsten Barumsatzes sicherstellen muss.

Die Übertragung der Daten zwischen Eingabestation und Server kann auch cloudbasiert erfolgen.

3.1.3.1. Kassenwaage

Kassenwaagen sind Registrierkassen gleichzuhalten, wenn die Kassenwaage die technischen Erfordernisse bzw. Funktionalitäten eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 131b BAO erfüllt. Wenn diese die Voraussetzungen nicht erfüllen, muss eine Registrierkasse geführt werden.

Bei der Belegerteilung kann im Registrierkassenbeleg auf den Kassenwaagenbeleg verwiesen werden. Eine gesonderte Ausweisung der auf dem Kassenwaagenbeleg angeführten Waren in der Registrierkasse bzw. dem Registrierkassenbeleg ist nicht erforderlich.

Dem Kunden sind beide Belege auszufolgen.

3.1.3.2. Taxameter

Taxameter dienen - auf Basis von Taxitarifen - der Berechnung von Fahrpreisen in Taxis. Wenn sie auch zur Erfassung der Bareinnahmen eingesetzt werden, müssen sie den Vorgaben des § 131b BAO entsprechen und gemäß § 132a BAO Belege ausstellen können. Entsprechen Taxameter nicht diesen Vorgaben, sind die Barumsätze in einer eigenen Registrierkasse zu erfassen.

3.1.3.3. Sonstige Einrichtung

Sonstige Einrichtungen wie zB Fakturierungsprogramme, branchenspezifische Softwareprogramme, die der Erfassung der Barumsätze und Rechnungserstellung dienen, müssen ebenso den Vorgaben des § 131b BAO (insbesondere Datenerfassungsprotokoll und Anknüpfungsmöglichkeit für eine Signaturerstellungseinheit) entsprechen und gemäß § 132a BAO Belege ausstellen können.

3.2. Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse

3.2.1. Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb

Der Unternehmer kann einen oder mehrere Betriebe haben.

Was unter einem Betrieb zu verstehen ist, ergibt sich primär aus dem EStG 1988.

Ein Betrieb ist eine selbständige, nachhaltige Betätigung, die mit Gewinnabsicht unternommen wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt. Der Betrieb ist in steuerrechtlicher Betrachtung die einzelne Einkunftsquelle der Einkünfte gemäß § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988.

Nach der Judikatur ist die Beurteilung, ob ein (einheitlicher) Betrieb oder mehrere (getrennte) Betriebe vorliegen, an Hand der organisatorischen, wirtschaftlichen Verflechtung vorzunehmen; entscheidend ist, ob die Verkehrsauffassung von einem einheitlichen Betrieb ausgeht. Auf die EStR 2000 wird verwiesen.

Die Bestimmungen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO und des § 2 BarUV 2015 knüpfen an den "Jahresumsatz je Betrieb" bei der Betragsgrenze und an den Umsatz iSd UStG 1994 an.

Nach § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 unterliegen der Umsatzsteuer die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt sowie nach Z 2 der Eigenverbrauch im Inland.

Der Umsatz wird im Fall des § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 nach dem Entgelt bemessen (§ 4 Abs. 1 erster Satz UStG 1994).

Unter Umsatz ist der Nettoumsatz zu verstehen. Maßgebend ist daher der jeweilige Jahresnettoumsatz des Betriebes.

3.2.2. Barumsatzgrenze 7.500 Euro/Jahr

Jahr ist das Kalenderjahr.

Nach § 131b Abs. 3 BAO besteht (ab 1. Jänner 2016) die Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungs-zeitraumes, in dem die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO (somit Barumsätze über 7.500 Euro und 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb) erstmals überschritten werden.

Voranmeldungszeitraum iSd § 21 Abs. 1 UStG 1994 ist der Kalendermonat. Das Kalendervierteljahr kommt als Voranmeldungszeitraum nach § 21 Abs. 2 UStG 1994 in Betracht für Unternehmer, deren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 (somit Lieferungen, sonstige Leistungen und Eigenverbrauch) im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben.

Bei Kleinunternehmern iSd UStG, die von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind, gilt das Quartal als jeweiliger Voranmeldungszeitraum (analog § 21 Abs. 2 UStG 1994).

Der Wegfall der Registrierkassenpflicht ist in der Barumsatzverordnung geregelt und wird daher auf Abschnitt 6.8. verwiesen.

3.2.3. Prämie für die Anschaffung oder Umrüstung einer Registrierkasse

Die Prämien- und Antragsausgestaltung für die Anschaffung und Umrüstung einer Registrierkasse ist in § 124b Z 296 EStG 1988 im Detail geregelt.

3.3. Technische Sicherheitseinrichtung

Ab 1. Jänner 2017 ist jede Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung auszustatten. Die zur Sicherheitseinrichtung gehörenden Signaturerstellungseinheiten sind über einen Zertifizierungsdienstanbieter zu erwerben, der qualifizierte Signaturzertifikate im Sinne § 12 ff RKSV anbietet. Die Zulassung, als Zertifizierungsdienstanbieter Signaturzertifikate ausstellen zu dürfen, erteilt in Österreich die Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR). Die übrigen Komponenten der Sicherheitseinrichtung müssen vom Kassenhersteller bereitgestellt werden (siehe § 5 ff RKSV).
In die Signatur werden neben ausgesuchten Belegdaten unter anderem der verschlüsselte Stand des Umsatzzählers, die Kassenidentifikationsnummer, die Seriennummer des Signaturzertifikates und der Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes einbezogen. Durch den Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes werden die Barumsätze miteinander verkettet und Datenmanipulationen nachvollziehbar.

Die zu signierenden Daten sind von der Registrierkasse aufzubereiten, die Signaturerstellungseinheit signiert diese Daten mit Hilfe des auf ihr gespeicherten, dem jeweiligen Unternehmer zugeordneten Signaturzertifikates.

Die Registrierkasse darf jedenfalls keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse umgangen werden kann (vgl. § 5 Abs. 5 RKSV).

Wenn eine Registrierkasse bereits 2016 den ab 1. Jänner 2017 geltenden Anforderungen entspricht und schon verwendet wird, gilt diese auch als ordnungsgemäße Registrierkasse iSd Kassenrichtlinie 2012 (KRL 2012).

3.3.1. Unveränderbarkeit

Die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen wird durch die Signierung der wesentlichen Barumsatzdaten verknüpft mit Kontrolldaten der Registrierkasse (Umsatzzähler, Signatur des Vorumsatzes) sichergestellt. Durch die Verkettung der Barumsätze werden Manipulationen der Aufzeichnungen sichtbar. Im Umsatzzähler der Registrierkasse sind alle zu signierenden, nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Beträge aufzusummieren.

3.3.2. Dem Steuerpflichtigen zugeordnete Signaturerstellungseinheit

Die Registrierung der Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline (ab 1. Juli 2016 möglich) durch den Unternehmer oder seinen bevollmächtigten Parteienvertreter (§ 16 Abs. 1 RKSV) dient der Identifikation der Signaturerstellungseinheiten und der zugeordneten Registrierkassen in der Registrierkassendatenbank (RKDB, vgl. § 18 RKSV) Damit gibt es keine Anbindung der Registrierkassen an die Finanzverwaltung und es erfolgt auch keine Übermittlung von Einzelumsätzen.

3.3.3. Bekanntgabe der Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse (§ 17 RKSV)

Jeder nicht nur vorübergehende Ausfall und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse sind ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline vom Unternehmer oder seinem bevollmächtigten Parteienvertreter bekanntzugeben (§ 17 Abs. 1 RKSV).
Von einem nur vorübergehenden Ausfall der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse ist jedenfalls bei Stromausfall, planmäßigen Wartungsarbeiten und anderen Ereignissen auszugehen, die zu einer Funktionsunfähigkeit der Sicherheitseinrichtung führen, die nicht länger als 48 Stunden andauert. Ohne unnötigen Aufschub sind sowohl der Ausfall der Signaturerstellungseinheit als auch der Registrierkasse selbst zu melden.
Ohne unnötigen Aufschub erfordert im Allgemeinen eine Meldung längstens binnen einer Woche.

3.3.3.1. Ausfall der Signaturerstellungseinheit oder der Registrierkasse

Nacherfassung von Umsätzen

Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren (§ 132 BAO). Ein Verweis auf die Belegnummer/-durchschrift ist zulässig, sodass nicht alle Beleginhalte einzeln eingegeben werden müssen.

3.3.3.2. (Endgültige) Außerbetriebnahme

Eine solche Außerbetriebnahme liegt beispielsweise bei Betriebsaufgabe vor.

Sie liegt jedenfalls bei Außerbetriebnahme einer Signaturerstellungseinheit oder einer Registrierkasse vor.

3.3.4. Start-, Monats- und Jahresbelege (§ 8 RKSV)

Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats- und Jahresbelege als zusätzliche Sicherheiten für die Gewährleistung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Diese Belege müssen daher ebenfalls signiert und damit in die Belegkette eingeflochten werden.

Zudem bestehen für den Start- und Jahresbeleg eine verpflichtende Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht. Der Jahresbeleg stellt gleichzeitig den Monatsbeleg für Dezember des jeweiligen Jahres dar.

Der Registrierkassenpflichtige hat daher am Ende des Jahres bzw. am letzten Tag seiner getätigten Umsätze, jedenfalls bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren. Die Bewerkstelligung des Ausdruckes obliegt dem registrierkassenpflichtigen Unternehmer.

Bei sogenannten Saisonbetrieben (zB Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch am 31. Dezember des jeweiligen Jahres, erfolgen.

Der Jahresbeleg muss jedenfalls vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr hergestellt werden.

3.4. Feststellungsbescheid für geschlossenes Gesamtsystem

§ 131b Abs. 4 BAO regelt Feststellungsbescheide über die Manipulationssicherheit eines geschlossenen Gesamtsystems, das im Unternehmen als elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

Ein geschlossenes Gesamtsystem iSd RKSV ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, in welchem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind und das mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden ist (§ 3 Z 10 RKSV). Umfasst der Betriebsgegenstand des Unternehmens keine Warenbewirtschaftung (Dienstleistungsunternehmen), ist für eine Antragstellung in teleologischer Interpretation des § 3 Z 10 RKSV jedenfalls eine lückenlose Verbindung des Buchhaltungs- und des Kassensystems erforderlich.

Die geschlossenen Gesamtsysteme, die durch mehrere Unternehmen im Sinn des § 21 RKSV verwendet werden, können zB auch in einer staatenübergreifenden Konzernstruktur ausgestaltet sein. Diesfalls hat das für die Feststellung der Manipulationssicherheit der inländischen Umsätze zu erstellende Gutachten des gerichtlich beeideten Sachverständigen die sicherheitstechnischen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen, welche die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems im Inland gewährleisten, zu beurteilen. Der Feststellungsbescheid hat jedenfalls das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit eines derartigen, staatenübergreifenden Gesamtsystems zu beurteilen.

Für das Feststellungsverfahren gelten die Bestimmungen der BAO, soweit in der RKSV nicht lex specialis- Bestimmungen vorgesehen sind, für Rechtsmittelverfahren gelten insbesondere die Bestimmungen der §§ 243 ff BAO.

3.4.1. Wem obliegt die Erlassung des Feststellungsbescheides?

Die Erlassung des Feststellungsbescheides obliegt dem für die Erhebung der Umsatzsteuer des Unternehmers zuständigen Finanzamt (§ 131b Abs. 4 erster Satz BAO).

3.4.2. Antragsberechtigte/- stellung

Antragsberechtigt sind nur Unternehmer, die ein solches geschlossenes Gesamtsystem bereits verwenden und mehr als 30 Registrierkassen im Inland in Verwendung haben.

Dem Antrag ist ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen, in dem das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems bescheinigt wird, anzuschließen.

Der Antrag unterliegt der Entscheidungspflicht nach § 85a BAO.

Anträge unter Vorlage des Gutachtens können bereits ab 1.Jänner 2016 gestellt werden.

Entscheidungen über diese Anträge (Feststellungsbescheid) werden vom zuständigen Finanzamt frühestens ab 1. Juli 2016 erlassen, wobei diese frühestens erst ab Inkrafttreten der neuen gesetzlichen Bestimmung des § 131b BAO wirksam werden können (§ 323 Abs. 45 vierter und fünfter Satz BAO und §§ 21, 22 RKSV 2015).

3.4.3. Änderung der tatsächlichen Verhältnisse

Nach § 131b Abs. 4 vorletzter Satz BAO erlischt die Wirksamkeit des Feststellungsbescheides, wenn sich die für seine Erlassung maßgeblichen tatsächlichen (für die Erlassung des Feststellungsbescheides unbedingt erforderlichen Sachverhaltselemente für die bescheidmäßige Feststellung der Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems) Verhältnisse geändert haben.

Dieses Erlöschen tritt ex lege ein. Zeigt der Unternehmer hingegen im Sinne § 131b Abs. 4 letzter Satz BAO in Verbindung mit § 23 RKSV (beabsichtigte) Änderungen solcher tatsächlicher Verhältnisse an, so hat das Finanzamt über den neuerlichen Antrag, dem wieder ein Sachverständigengutachten beizulegen ist, zu entscheiden.

Die Manipulationssicherheit in geschlossenen Gesamtsystemen ist mit Hilfe einer Verkettung der elektronisch signierten Barumsätze herbeizuführen. Die Softwarekomponente, die diese Verkettung durchführt, ist im gesetzlich vorgeschriebenen Gutachten zu identifizieren.

Ist zB eine Änderung dieser Softwarekomponente geplant, stellt dies ein meldepflichtiges Ereignis gemäß § 131b Abs. 4 BAO dar, das binnen einem Monat ab Planungsende und Beschluss der Umsetzung der Durchführung über FinanzOnline zu melden ist (§ 23 RKSV).
Dieser Änderungsmeldung ist ein neuerliches Gutachten, dass das geschlossene Gesamtsystem bei Realisierung der geplanten Änderung weiterhin manipulationssicher ist, beizulegen.

3.4.4. Sachverständige Begutachtung

Das Gutachten des gerichtlich beeideten Sachverständigen hat das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems zu bescheinigen.

3.4.4.1. Verwendung eines Gutachtens durch mehrere Unternehmer

§ 21 Abs. 5 RKSV ermöglicht mehreren Unternehmern, dasselbe Gutachten ihrem Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides zugrunde zu legen. Dies gilt für Unternehmer, die durch ein vertikales Vertriebsbindungssystem (es liegt eine Vereinbarung zugrunde, wonach Unternehmen nach vereinbarten Vorgaben zB mit dem Produzenten oder Dienstleistungsunternehmen bestimmte Waren oder Dienstleistungen beziehen, verkaufen oder weiterverkaufen dürfen) oder durch ein Waren- oder Dienstleistungsfranchising wirtschaftlich verbunden oder die Teil eines Konzernes iSd § 244 UGB sind und die zudem ein geschlossenes Gesamtsystem mit insgesamt mehr als 30 Registrierkassen verwenden.

Wenn ein Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides nicht den normativen Erfordernissen entspricht, hat das Finanzamt gemäß § 22 Abs. 3 RKSV den Antragsteller binnen einer einmaligen Nachfrist von einem Monat aufzufordern, seinem Antrag alle entscheidungswesentlichen Unterlagen beizufügen.

Wird die Manipulationssicherheit mit rechtskräftigem Bescheid nicht bestätigt, weil obiger Aufforderung nicht entsprochen wird oder die Manipulationssicherheit aus den vorgelegten Beweisunterlagen nicht gegeben ist, ist über den Antrag mit negativem Bescheid zu entscheiden.

Der Unternehmer hat in diesem Fall binnen drei Monaten nach Eintritt der Rechtskraft des Bescheides die Manipulationssicherheit unter Verwendung einer Signaturerstellungseinheit herbeizuführen (vgl. § 22 Abs. 4 RKSV).

Das bedeutet, dass der Unternehmer bis zur Herstellung der Manipulationssicherheit durch die gesetzlich vorgesehene Signaturerstellungseinheit seine Umsätze zumindest händisch aufzuzeichnen hat.

3.4.5. Wirkung des Feststellungsbescheides

Der Feststellungsbescheid wirkt nur für jene Barumsätze, deren Bezahlung im Wege des geschlossenen Gesamtsystems erfolgt. Hat der Unternehmer mehrere Betriebe, so wirkt der Feststellungsbescheid nur für jene Betriebe, in denen das Gesamtsystem verwendet wird. Wird das System in einem Betrieb nicht für alle Barzahlungen für die Lieferungen und sonstigen Leistungen des Betriebes verwendet, so wirkt der Bescheid nur für jene Barzahlungen, für die das Gesamtsystem verwendet wird.

Das bedeutet, dass Unternehmer, die Barumsätze außerhalb des zertifizierten Gesamtsystems tätigen, mit diesen dem "normalen" Registrierkassenregime unterliegen.

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