BGBl II 16/2009

16. Verordnung des Bundesministers für Finanzen über das Budget- und Personalcontrolling (Controllingverordnung)

Auf Grund § 15a Abs. 2 des Bundeshaushaltsgesetzes (BHG), BGBl. Nr. 213/1986, in der Fassung des Bundesgesetzes BGBl. I Nr. 20/2008 wird verordnet:

Ziele und Aufgaben

§ 1. (1) Zur Erreichung der Ziele der Haushaltsführung gemäß § 2 des BHG und der Einhaltung des jeweiligen Bundesfinanzrahmengesetzes und des Bundesvoranschlages ist ein Budget- und Personalcontrolling einzurichten und durchzuführen, das die Steuerung des Ressourceneinsatzes (Personal- und Sachmittel) unterstützt. Durch das Budget- und Personalcontrolling sollen möglichst frühzeitig die finanziellen Auswirkungen von Planungs-, Entscheidungs- und Vollzugsprozessen sowie wesentliche Änderungen der Entwicklung der veranschlagten Einnahmen und Ausgaben und der ausgabenwirksamen Personalkapazität erkennbar und Vorschläge für die erforderlichen Steuerungsmaßnahmen ausgearbeitet werden.

(2) Das Budget- und Personalcontrolling hat insbesondere die Ergebnisse der Haushaltsverrechnung und der Personalinformationssysteme laufend zu beobachten und zu analysieren. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, dass Daten aus Leistungsstatistiken und Betriebsabrechnungen gemäß § 82 Abs. 1 BHG mit den Daten des Budget- und Personalcontrolling zusammengeführt und Kennzahlen für zeitliche, interne und externe Vergleiche erstellt werden können, so dass die Steuerung des Ressourceneinsatzes unterstützt wird.

(3) Im Rahmen des Budget- und Personalcontrolling sind regelmäßig Berichte gemäß § 8 zu erstatten.

Begriffsbestimmungen

§ 2. (1) Budgetcontrolling gemäß § 15a BHG umfaßt alle Maßnahmen, die der Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle des Bundeshaushaltes dienen.

(2) Das Personalcontrolling gemäß § 15a BHG unterstützt die Planung, Steuerung und Kontrolle der ausgabenwirksamen Personalkapazität.

Organisation und Durchführung

§ 3. (1) Das Budget- und Personalcontrolling ist eine Aufgabe der Haushaltsführung. Die haushaltsleitenden Organe gemäß § 5 Abs. 1 BHG und die gemäß § 5 Abs. 5 BHG bestellten Haushaltsreferenten haben im Rahmen ihres Wirkungsbereiches an dieser Aufgabe mitzuwirken. Die anweisenden Organe gemäß § 5 Abs. 2 BHG haben die Haushaltsreferenten beim Budget- und Personalcontrolling zu unterstützen.

(2) Das Budget- und Personalcontrolling ist jedenfalls für den Wirkungsbereich eines haushaltsleitenden Organs und für dessen anweisende Organe einzurichten und nach den im jeweiligen Bundesfinanzgesetz vorgesehenen Rubriken und Untergliederungen zu gliedern. Für Organisationseinheiten gemäß § 17a Abs. 1 BHG ist ergänzend zum Budget- und Personalcontrolling jedenfalls eine Leistungsstatistik gemäß § 6 zu führen.

(3) Für die Durchführung des Budget- und Personalcontrolling ist die jeweils zur Verfügung stehende Informationstechnologie zu nutzen. Die erforderlichen Daten für das Budget- und Personalcontrolling sind insbesondere den Haushaltsinformationssystemen, den Personalinformationssystemen oder anderen Systemen zu entnehmen.

(4) Allfällige im Vergleich zu den §§ 4 und 5 weitere oder tiefer gegliederte Inhalte des Budget- und Personalcontrolling sind von den haushaltsleitenden Organen zu koordinieren.

(5) Die Aggregation auf Rubrikenebene obliegt dem Bundesminister für Finanzen.

Durchführung Budgetcontrolling

§ 4. (1) Das Budgetcontrolling hat die voraussichtliche Entwicklung (Prognose) der Ausgaben und Einnahmen des allgemeinen Haushaltes jeweils für das laufende Finanzjahr darzustellen und diese den veranschlagten Ausgaben und Einnahmen gegenüberzustellen. Der Differenzbetrag zwischen veranschlagten Beträgen und Prognose (Abweichungsbetrag) ist entsprechend der Anlage betragsmäßig darzustellen. Die Ausgaben und Einnahmen sind in Millionen Euro mit mindestens einer Dezimalstelle anzuführen.

(2) Die Ausgaben sind zu gliedern in

1. 1. fixe Ausgabenbereiche und in
2. 2. variable Ausgabenbereiche

sowie für jeden dieser Bereiche in

1. 1. Personalausgaben und in
2. 2. Sachausgaben, wobei diese getrennt nach gesetzlichen Verpflichtungen und Ermessensausgaben darzustellen sind.

(3) Zweckgebundene und sonstige Einnahmen können zusammengefasst werden. Ergeben sich Änderungen, sind bei den Begründungen die Einnahmen in zweckgebundene und sonstige zu gliedern. Ergeben sich Änderungen bei den zweckgebundenen Einnahmen, sind bei den Begründungen die korrespondierenden Ausgaben gesondert darzustellen.

(4) Weiters sind die Ausgaben des jeweils gültigen Bundesfinanzrahmengesetzes untergliedert in fixe und variable Ausgabenbereiche entsprechend der Anlage darzustellen.

(5) Abweichungen bei den Personalausgaben, Gesetzlichen Verpflichtungen und Ermessensausgaben oder bei den fixen oder variablen Ausgabenbereichen sowie bei den Einnahmen sind im Bezug auf den jeweils gültigen Bundesvoranschlag entsprechend der in der Anlage enthaltenen Übersicht betragsmäßig darzustellen und zu erläutern.

(6) Entsprechend der Anlage dieser Verordnung ist darzustellen, ob und in welcher Höhe die Abweichungen zum Bundesvoranschlag durch

1. 1. Minderausgaben innerhalb der selben Untergliederung oder der selben Rubrik,
2. 2. Entnahme von Rücklagen, die vor dem Finanzjahr 2009 gebildet wurden,
3. 3. Mehreinnahmen gemäß § 53 Abs. 5 oder Kreditoperationen unter Reduzierung der ab dem Finanzjahr 2009 gebildeten Rücklagen oder
4. 4. Mehreinnahmen aus Kreditoperationen gemäß § 41 Abs. 6 Z 6 BHG bedeckt werden.

(7) Weiters ist entsprechend der Anlage dieser Verordnung darzustellen, inwieweit Mittel in Form von Rücklagen gemäß §§ 17a und 53 BHG verfügbar sind.

(8) Alle weiteren bekannten, in der Tabelle laut Anlage wegen geringer Eintrittswahrscheinlichkeit nicht erfassten Abweichungen sind als Risiken oder als Chancen zu melden und deren geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit und betragliche Höhe dem Bundesminister für Finanzen bekanntzugeben. Für die elektronische Erfassung von Risiken und Chancen werden vom Bundesminister für Finanzen die entsprechenden elektronischen Vorlagen bereitgestellt.

Durchführung Personalcontrolling

§ 5. (1) Das Personalcontrolling hat die Entwicklung der ausgabenwirksamen Personalkapazität für den Berichtsmonat im Vergleich zum Vorjahresmonat und für die Monate des laufenden Jahres kumuliert im Vergleich zur Vorjahresperiode zu den gesetzten Zielen darzustellen. Sie ist in der vergleichsweisen Darstellung in absoluten und in relativen Zahlen anzuführen.

(2) Die ausgabenwirksame Personalkapazität ist die auf Vollbeschäftigung umgerechnete Anzahl der Beschäftigungsverhältnisse, für die Leistungsentgelt bezahlt wird.

Leistungsdaten

§ 6. Die Leistungsdaten der Verwaltung und Gerichtsbarkeit werden in der Leistungsstatistik zuzüglich ihrer mengen- oder wertmäßigen (nach Stück- und Zeiteinheit) sowie ihrer qualitativen Merkmale dargestellt.

Budget- und Personalcontrolling von Maßnahmen

§ 7. (1) Die finanziellen Auswirkungen von Maßnahmen gemäß § 14 und § 15 BHG und Vorhaben gemäß § 23 BHG sowie sonstigen geldwirksamen Entscheidungen sind gesondert zu beobachten, in Bezug zum Bundesfinanzrahmengesetz und Bundesvoranschlag zu setzen und bei Abweichungen von diesem in der Abweichungsanalyse zu interpretieren. Gleiches gilt für allfällige Entwicklungen, die bei der Erstellung des Bundesfinanzrahmengesetzes und Bundesvoranschlages nicht vorhersehbar waren.

(2) Ergibt sich aus dem Budget- und Personalcontrolling gemäß Abs. 1, dass außer- oder überplanmäßige Ausgaben oder Einnahmen zu erwarten sind, sind diese in den Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung gemäß § 8 Abs. 2 und 3 unter Angabe von Mengendaten aus der Leistungsstatistik oder von Hilfsgrößen darzustellen.

Berichtswesen und Berichterstattung

§ 8. (1) Die anweisenden Organe sowie die gemäß § 17a BHG bestimmten Organisationseinheiten des Bundes haben dem zuständigen Haushaltsreferenten monatlich einen Bericht über die laufende und voraussichtliche Entwicklung der Ausgaben und Einnahmen gemäß § 4 sowie der ausgabenwirksamen Personalkapazität gemäß § 5 zu übermitteln. Wenn es zweckmäßig ist und die Prognosequalität nicht beeinträchtigt wird, kann dieser Termin gemäß § 10 Abs. 2 Z.3 auf quartalsmäßig umgestellt werden. Der erste Bericht des laufenden Jahres ist für die Monate Jänner bis März entsprechend Abs.5 zu erstellen.

(2) Die Berichte haben neben den zahlenmäßigen Darstellungen eine Abweichungsanalyse, Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung (Prognose) der Ausgaben und Einnahmen des laufenden Finanzjahres sowie bei Abweichungen vom Bundesfinanzrahmengesetz oder Bundesvoranschlag oder von der geplanten ausgabenwirksamen Personalkapazität Vorschläge für Steuerungsmaßnahmen zu enthalten.

(3) Maßnahmen mit finanziellen Auswirkungen und Vorhaben gemäß § 7 Abs. 1 sind für die Periode des jeweils gültigen Finanzrahmengesetzes in einer gesonderten Übersicht darzustellen.

(4) Die Haushaltsreferenten haben die Vollständigkeit und Plausibilität der Berichte zu überprüfen und gegebenenfalls ergänzende Unterlagen und Erläuterungen anzufordern.

(5) Die haushaltsleitenden Organe haben die Berichte nach Untergliederungen zusammenzufassen und monatlich bis zum 2. Arbeitstag des Folgemonats an den Bundesminister für Finanzen auf elektronischem Weg mittels des Planungs-, Budgetierungs- und Controlling - Tools des Bundes weiterzuleiten. Vom Bundesminister für Finanzen werden dafür die notwendigen Erfassungsblätter in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Weiters wird ergänzend vom Bundesminister für Finanzen die Möglichkeit zur elektronischen Erfassung und Übermittlung von Risiken und Chancen sowie von zusätzlichen schriftlichen Erläuterungen der Controlling-Meldungen geschaffen. Dem Bundesminister für Finanzen sind bei erwarteten Abweichungen vom Bundesvoranschlag auf Anforderung weitere Auskünfte und Unterlagen zu den Ursachen dieser Abweichungen zur Verfügung zu stellen.

Instrumente

§ 9. Instrumente für das Budget- und Personalcontrolling sind insbesondere:

1. 1. Soll-Ist-Vergleiche,
2. 2. Abweichungsanalysen,
3. 3. Prognosen,
4. 4. Zeitreihenvergleiche,
5. 5. Leistungsstatistiken,
6. 6. Kennzahlen zur Darstellung der Wirtschaftlichkeit von Leistungen,
7. 7. Kennzahlen zur Darstellung der Qualität von Leistungen,
8. 8. Vergleiche mit anderen Staaten, der Privatwirtschaft, anderen Behörden, Ämtern und sonstigen Einrichtungen des Bundes.

Spezifische Controllingkonzepte

§ 10. (1) Jedes haushaltsleitende Organ hat für seinen Wirkungsbereich ein Konzept für das Budget- und Personalcontrolling zu erstellen und die Umsetzung anzuordnen.

(2) Die Anordnung über das ressortspezifische Budget- und Personalcontrolling hat insbesondere folgende Regelungen zu enthalten:

1. 1. für welche Dienststellen oder Organisationseinheiten das Budget- und Personalcontrolling innerhalb des Wirkungsbereiches eines anweisenden Organs durchzuführen ist;
2. 2. wer für die Durchführung des Budget- und Personalcontrolling verantwortlich ist;
3. 3. an wen und zu welchen Terminen zu berichten ist;
4. 4. was über die Berichtsinhalte gemäß § 8 hinaus zu berichten ist und
5. 5. welche Kennzahlen zu ermitteln und zu berichten sind.

(3) Nach wesentlichen, die Struktur- und die Zuständigkeitsbereiche der Bundesministerien betreffenden Änderungen des Bundesministeriengesetzes 1986, BGBl. Nr. 76 in der jeweils geltenden Fassung oder wesentlichen Organisationsänderungen des haushaltsleitenden Organs sind innerhalb von 3 Monaten Anpassungen der spezifischen Controllingkonzepte vorzunehmen.

Inkrafttreten

§ 11. (1) Diese Verordnung tritt mit 1. März 2009.in Kraft.

(2) Die Verordnung BGBl. II Nr. 223/1999 in der Fassung BGBl. II Nr. 153/2007 tritt mit Ablauf des 28. Februar 2009 außer Kraft.

Anlage 1

Anlage